Un sommaire, ou table des matières, est un élément essentiel de tout document long, tel qu’un mémoire ou une thèse, par exemple. Il aide les lecteurs à trouver rapidement et facilement les informations dont ils ont besoin. Elle donne également un aperçu de la structure du document. Cela peut être utile aux lecteurs qui souhaitent se faire une idée du contenu du document avant de s’y plonger. Pour les auteurs, une table des matières peut les aider à organiser leurs idées et à s’assurer qu’ils couvrent tous les sujets nécessaires dans leur document. Un sommaire sur Google Docs est une table des matières interactive qui permet de naviguer rapidement à travers un document.
Si vous partagez votre document avec d’autres personnes, un sommaire vous permet de rendre le contenu plus accessible en leur permettant de sauter directement à la section qui les intéresse.
Lorsque vous créez un sommaire sur Google Docs, il est automatiquement mis à jour chaque fois que vous modifiez votre document. Cela signifie que vous n’avez pas à vous soucier de mettre à jour manuellement le sommaire chaque fois que vous ajoutez ou supprimez des sections.
Google Docs vous permet de personnaliser votre sommaire en ajoutant des numéros de page, en utilisant différents styles de titre, en choisissant les niveaux de titre inclus dans le sommaire, etc. Cela vous permet de créer un sommaire qui correspond à vos besoins et à votre style de document.
Créer un sommaire sur Google Docs facilite donc l’organisation, l’accessibilité et la mise à jour automatique de votre document. Cela vous permet une personnalisation selon vos besoins.
Comment procéder pour créer un sommaire avec Google Docs ?
Il vous suffit de suivre les étapes suivantes :
1. Ouvrez votre document Google Docs.
2. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le sommaire.
3. Cliquez sur « Insertion » dans la barre de menu en haut de l’écran.
4. Sélectionnez « Lien » dans le menu déroulant.
5. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, cliquez sur l’onglet « Table des matières ».
6. Choisissez le style de présentation du sommaire. Vous pouvez choisir entre « Lien hypertexte » ou « Liens bleus ».
7. Cliquez sur « Insérer ».
Google Docs créera automatiquement votre sommaire en fonction des titres et sous-titres que vous avez utilisés dans votre document. Les liens dans le sommaire seront cliquables et vous permettront de naviguer rapidement à travers votre document. N’oubliez pas de mettre en forme vos titres et sous-titres. Utilisez les styles de paragraphe prédéfinis de Google Docs (Titre 1, Titre 2, etc.) pour générer correctement le sommaire.
Les erreurs à éviter quand on crée un sommaire avec Google Docs
Lorsque vous créez un sommaire avec Google Docs, il est important d’éviter certaines erreurs pour vous assurer que votre sommaire soit clair et correctement formaté. Voici ce qu’il faut à éviter :
Ne pas utiliser les styles de titre :
Google Docs propose des styles de titre prédéfinis tels que « Titre 1 », « Titre 2 », etc. pour structurer votre document. Il est important d’utiliser ces styles pour que votre sommaire puisse se mettre à jour automatiquement lorsque vous apportez des modifications à votre document. Évitez donc de formater manuellement vos titres sans utiliser les styles de titre correspondants.
Ne pas mettre à jour le sommaire automatiquement :
Une fois que vous avez créé votre sommaire, assurez-vous de le mettre à jour automatiquement chaque fois que vous apportez des modifications à votre document. Sinon, votre sommaire risque de ne pas refléter correctement la structure actuelle de votre document. Quand le sommaire sera créé, il sera initialement statique.
Pour le mettre à jour automatiquement avec Google Docs, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le sommaire. Sélectionnez alors « Mettre à jour le sommaire ».
Choisissez l’option « Mettre à jour tout le document » pour mettre à jour tous les titres et les numéros de page correspondants.
Si vous ajoutez ou supprimez des titres de section dans votre document, répétez « Mettre à jour le sommaire » pour mettre à jour le sommaire avec les modifications.
Le sommaire sera automatiquement mis à jour chaque fois que vous effectuerez des modifications dans votre document. Cela vous permettra de garder votre sommaire à jour sans avoir à le modifier manuellement.
Ne pas hiérarchiser correctement les titres :
Lorsque vous utilisez les styles de titre, assurez-vous de les hiérarchiser correctement. Par exemple, utilisez « Titre 1 » pour les principales sections, « Titre 2 » pour les sous-sections, et ainsi de suite. Cela permettra à votre sommaire de refléter clairement la structure de votre document. Hiérarchiser les titres d’un sommaire avec Google Docs permet de rendre le document plus structuré et facilement navigable.
Lorsque vous hiérarchisez les titres, vous créez une structure visuelle. Ainsi les lecteurs pourront comprendre rapidement la hiérarchie de l’information et de savoir quelles sections sont les plus importantes.
Il est alors possible de naviguer rapidement entre les différentes sections du document en cliquant simplement sur les liens générés dans le sommaire. Cela évite de devoir faire défiler le document et permet d’accéder directement à la partie recherchée.
Si vous souhaitez faire référence à une section spécifique de votre document dans un autre endroit du texte, il est plus pratique de le faire en utilisant les titres hiérarchisés. Vous pouvez simplement copier le lien généré dans le sommaire et le coller à l’endroit approprié. Enfin, lorsque vous exportez votre document vers un format tel que le PDF, la structure hiérarchisée des titres est conservée, ce qui permet aux lecteurs de naviguer facilement dans le document même après l’exportation.
Ne pas utiliser les options de formatage de sommaire :
Google Docs vous permet de personnaliser le format de votre sommaire en utilisant les options de formatage spécifiques. Assurez-vous de les utiliser pour que votre sommaire ait l’apparence souhaitée :
– Niveau de titres : Par défaut, les titres de niveau 1 et 2 sont inclus, mais vous pouvez choisir d’inclure des titres de niveau supérieur ou inférieur.
– Style de formatage : Vous pouvez choisir le style de formatage pour les titres du sommaire, tels que la taille de police, la couleur, la mise en gras, etc.
– Alignement : Vous pouvez choisir d’aligner les numéros de page à droite ou à gauche dans le sommaire.
– Tabulation : Vous pouvez choisir la distance entre les titres et les numéros de page dans le sommaire en utilisant des tabulations.
– Options de mise en forme : Vous pouvez choisir d’inclure ou d’exclure certains éléments du formatage dans le sommaire, tels que les styles de paragraphe, les hyperliens, etc. Le sommaire dans Google Docs est mis à jour automatiquement lorsque vous modifiez la structure ou le contenu du document. Cependant, vous pouvez également choisir de le mettre à jour manuellement si vous le souhaitez.
Ne pas vérifier la cohérence du sommaire :
Une fois que vous avez créé votre sommaire, assurez-vous de vérifier attentivement sa cohérence. Assurez-vous que vous avez inclus et correctement numéroté tous les titres , et que les liens fonctionnent correctement.
En évitant ces erreurs, vous pourrez créer un sommaire clair et précis avec Google Docs. Notez que les modifications apportées à la police et à la taille du texte sont conservées lors de la mise à jour du sommaire dans Google Docs. Le sommaire est mis à jour en fonction de la structure actuelle du document, qui inclut les polices et tailles modifiées.
Créer un sommaire avec Google Docs est-il plus facile qu’avec Word?
Google Docs offre donc de nombreuses fonctionnalités pour créer un sommaire rapidement et facilement. Si vous utilisez Word, la procédure est à peu près équivalente. Dans les deux cas, vous devez ouvrir votre document. Vous placez ensuite votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer votre sommaire.
Vous allez ensuite en haut de la page, dans le menu « Insertion » (pour Google Docs) ou « Références » (pour Word). Sélectionnez alors « Sommaire » (pour Google Docs) ou « Table des matières » (pour Word). Vous choisissez ensuite le type de sommaire (ou de table des matières) souhaité. Quand vous aurez fait cela, Google Docs (ou Word) générera automatiquement le sommaire en fonction des titres et sous-titres présents dans votre document.
Vous pouvez aussi personnaliser le sommaire en changeant le style, la taille et la police du texte. Vous pouvez également sélectionner les niveaux de titres que vous voulez inclure dans le sommaire.
L’interface de Word est peut-être un peu plus complexe. Dans l’ensemble, créer un sommaire avec Google Docs peut être plus facile pour les utilisateurs novices. En effet, son interface est conviviale et de sa facilité d’utilisation. Cependant, la possibilité de personnalisation de sommaire est également disponible dans Word. Ce dernier est donc plus avancé en termes de fonctionnalités. Cela dépendra également de votre expérience et de vos préférences personnelles.
En conclusion
La création de sommaire avec Google Docs est un processus simple et facile à réaliser. Grâce à la fonction « Sommaire » intégrée, il est possible d’ajouter automatiquement des liens cliquables vers les différentes parties de votre document.
Cette fonctionnalité est très pratique pour organiser et naviguer rapidement à travers un document plus long. De plus, Google Docs permet également de personnaliser le style et la mise en page du sommaire. Cela vous permet d’apporter des modifications selon vos préférences. En résumé, la création de sommaire avec Google Docs est un moyen efficace d’améliorer la structure et la lisibilité de vos documents. Les lecteurs peuvent ainsi se repérer facilement et de trouver rapidement les informations recherchées. N’oubliez pas que, si vous le désirez, votre correcteur professionnel peut se charger de créer votre sommaire avec Google Docs, ou avec Word suivant le programme que vous utilisez.